O programa 5S e a filosofia lean

Tanto a filosofia lean quanto o programa 5S são instrumentos básicos para o aumento da qualidade e a redução dos custos. Ou seja, usando os conceitos de ambos podemos contribuir tanto se a estratégia foi de liderança em qualidade, ou em custos.

Vale lembrar que iniciativas deste tipo podem ter muito sucesso em empresas com nível de maturidade 2. Para lembrar este e outros conceitos leia o artigo Maturidade em Gestão de Operações.

Programa 5S

O programa 5S é conhecido como uma iniciativa de organização e limpeza, mas é bem mais que isso. Os 5 sensos da qualidade têm várias traduções. A que eu mais gosto, por motivos práticos e de implantação, é a seguinte:

1. Senso de Utilização (Seiri)
2. Senso de Ordenação (Seiton)
3. Senso de Limpeza (Seiso)
4. Senso de Padronização (Seiketsu)
5. Senso de Disciplina (Shitsuke)

1º Senso de Utilização

Quando fazermos um projeto de implantação, que é diferente de implementação, tudo começa com o dia D. Neste dia, o foco é o senso de utilização. Neste dia TUDO que não é usado frequentemente ganhará outro destino. Normalmente, são separados espaços para classificar o que é lixo, o que precisa de conserto, o que será vendido, o que será doado. Em seguida, TODOS os funcionários participam desse momento de “desapego”. Do ponto de vista do empreendedor industrial podemos ir até mais longe, máquinas que estão ociosas, ou até mesmo outros ativos que não estão sendo utilizados poderiam entrar nesta lista. O dinheiro da venda será usado para financiar as próximas etapas do projeto, a final a qualidade é grátis, segundo Philip B. Crosby, um dos pioneiros da qualidade.

2º Senso de Ordenação

A redução significativa dos bens materiais possibilita que tenhamos menos trabalho nesta etapa. Aqui precisamos definir o lugar das coisas que continuarão ser utilizadas. Os lugares de cada coisa devem ser etiquetados para evitar erros no momento de arrumações. Além disso, os locais devem ser pensados de modo a reduzir movimentações, ou seja, a “coisa” que tem uso mais frequente deve ficar próximo que itens menos usados. Os benefícios dessa etapa serão percebidos assim que o sistema começar a “rodar”. Todo tempo destinado a busca por coisas perdida, compras desnecessárias por não ter encontrado aquilo que precisava e movimentação excessiva de funcionários tornará o ambiente de trabalho mais produtivo. O dinheiro para criar toda sinalização deve vir do que foi vendido no 1º senso.

3º Senso de Limpeza

Não se trata de fazer faxina rotineira!  Entender e criar mecanismos evitar a sujeira é o mais importante neste momento. Além disso, precisamos expandir o conceito de limpeza. Barulho, iluminação inadequada, vazamentos, pintura descascando, ou seja, tudo que não esteja funcionando corretamente do ponto de vista do ambiente de trabalho deve ser consertado. Criar um calendário de limpeza também será útil. O dinheiro para realizar todos os reparos deve vir do que foi vendido no 2º senso.

4º Senso de Padronização

Definir responsáveis para cada metro quadrado da empresa, inclusive banheiros, é fundamental. Cada um destes atuará com líder 5S e será responsável por manter os 3 primeiros sensos em sua área. Eles também serão auditores de outras áreas, tanto para ver o que o outro ainda não vê quanto para aprender melhores práticas com os demais líderes 5S. Rodízio nesta função é fundamental para ganhar o apoio e envolvimento de todos.  

 5º Senso de Disciplina

Os 4 primeiros sensos precisam se tornar hábito para todos dentro da empresa. Essa será uma mudança cultural. Ela leva tempo. Até lá premiações do melhor setor e outras formas de reconhecimento devem ser usadas para estimular as práticas. No longo prazo, caso a rotatividade dos funcionários não seja alta, estes sensos serão incorporados não só na empresa, mas também nos lares, bairros e cidades.

Os 5S compõe parte da cultura de uma empresa enxuta. A outra parte fundamental é a filosofia lean.

Filosofia lean

Frase que resume o lean: “Tudo que não agrega valor ao cliente é desperdício e deve ser eliminado”. Esse seria o senso de utilização levado às últimas consequências. Produtos que não tem boas vendas devem sair do portfólio, estoque em excesso não deve existir, movimentações devem ser eliminadas, bem como o transporte de materiais, consertos, dentre outros.

Como gestor industrial, acredito que um guia útil para encontrar o que não agrega valor é o 7 MUDAS, que são os 7 desperdícios do lean.

Transporte

Com o layout adequado, o transporte de materiais tende a cair de 20 a 30% para a maioria dos casos. No entanto, para empresas que estão muito desorganizadas esse número pode ser ainda maior.

Movimentação

Se bem-feito o 2º senso o de ordenação pode reduzir em muito o desperdício. Quadros de ferramentas, dentre outros instrumentos podem gerar grandes resultados. Quanto mais tempo o trabalhador passar efetivamente na produção do produto maior será sua produtividade.

Estoque intermediário

Estoques pulmão entre postos de trabalho podem ser confortáveis, mas são péssimos financeiramente. Reduzi-los é fundamental. Um dos métodos é a produção puxada implementada via kanban.

Espera

Filas, tempos de preparação de máquina, esperar para desocupar máquinas, espera por materiais, esperas por manutenções, dentre outras são situações que devem ser evitadas.

Super-qualidade

Produzir com uma qualidade acima da qualidade referência para o consumidor também deve ser considerada desperdício. Lustrar o sapato depois que o brilho já satisfaz o cliente é agregar apenas custo, já que o valor já foi alcançado.

Retrabalhos

Qualidade abaixo do necessário também é problemático. Produtos refugados ou com defeitos que precisam de retrabalho são claramente um desperdício.

Estoque de produto acabado

Estoque é conforto, mas não é eficiência. O nível deve ser mínimo, o que é diferente de zero como muitos dizem. Atenção! Ter estoques muito baixos pode ser muito perigoso. Por isso, considerando nosso histórico os níveis precisam ser calculados para considerar a incerteza. Mas, lembre-se que este desperdício tem um fator multiplicador.

Se bem trabalhos as 7 MUDAS podem reduzir o tempo de entrega, reduzir custos e aumentar a produtividade da mão de obra.

Conclusão

O programa 5S e os 7 MUDAS, parte da filosofia lean, têm papel fundamental no início da mudança de cultura na direção da estratégia de liderança pela qualidade. Efeitos positivos como redução de custos também serão sentidos. Estes benefícios contribuem para colocar a empresa no ciclo virtuoso da produtividade.  

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